Funkjonowanie IOD
Urząd Ochrony Danych Osobowych w ostatnich miesiącach wydał dwie decyzje – nr DKN.5110.14.2022 oraz nr DKN.5110.16.2022 – w których stwierdził szereg naruszeń przepisów RODO w zakresie funkcjonowania Inspektora Ochrony Danych (IOD). Choć decyzje te dotyczą konkretnych przypadków, stanowią one istotny sygnał ostrzegawczy dla wszystkich administratorów danych. Pokazują bowiem, że nie wystarczy jedynie formalnie wyznaczyć IOD – konieczne jest zapewnienie mu rzeczywistych warunków do skutecznego i niezależnego działania.
W obu decyzjach Prezes UODO zwrócił uwagę na powtarzające się nieprawidłowości, takie jak brak właściwego i niezwłocznego włączania IOD we wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych, niewystarczające zasoby umożliwiające utrzymanie i rozwój jego wiedzy fachowej, brak gwarancji niezależności, a także brak mechanizmów zapobiegających konfliktowi interesów. Wskazano również na brak systemowej kontroli realizacji zadań przez IOD – brakowało planów pracy, regularnych raportów oraz procedur oceny skuteczności działań inspektora. Dopiero po interwencji organu nadzorczego organizacje zaczęły wdrażać odpowiednie regulacje wewnętrzne.
W świetle tych decyzji warto przypomnieć, że rola IOD nie może być traktowana jako formalność. To nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale przede wszystkim kluczowy element systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Inspektor powinien być osobą kompetentną, niezależną, posiadającą dostęp do niezbędnych zasobów i informacji. Jego opinie powinny być brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, a jego działania – planowane, dokumentowane i wspierane przez kierownictwo.
Biorąc pod uwagę wymagania stawiane przez Prezesa UODO, oferujemy Państwu kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych. Możemy przejąć pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w Państwa organizacji, zapewniając zgodność z przepisami oraz najwyższy standard usług. Jeśli natomiast posiadają już Państwo wyznaczonego IOD, proponujemy bieżące wsparcie eksperckie – w formie konsultacji, audytów, szkoleń czy opracowania dokumentacji – tak, aby odseparować funkcję doradczą i kontrolną od operacyjnej i zapewnić pełną niezależność działania.