Wprowadzenie do RODO w KSeF
RODO w KSeF — jakie dane są przetwarzane?
- Imię, nazwisko, adres, NIP i dane kontaktowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
- Dane te trafiają do Ministerstwa Finansów i przechowywane są przez 10 lat.
Obowiązki ADO w ramach KSeF
Administrator Danych Osobowych (podmiot wprowadzający dane do KSeF) odpowiada za:
- Podstawę prawną – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny.
- Analizę ryzyka i dokumentację — analiza ryzyka i ewentualna DPIA.
- Aktualizację Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP), obejmującą: cel, zakres i czas przetwarzania, odbiorców (MF i biuro rachunkowe).
- Zarządzanie dostępem i integracje — kontrola uprawnień do KSeF, w tym aplikacji mobilnej.
Obowiązki IOD w KSeF
Inspektor Ochrony Danych powinien:
- Wspierać ADO w ocenie podstaw prawnych i aktualizacjach dokumentacji RODO.
- Opiniować procedury nadawania uprawnień do KSeF oraz aplikacji mobilnej (jeśli jest używana).
- Uczestniczyć w analizie ryzyka i ocenie skutków DPIA.
Dualizm administratorów danych
W systemie funkcjonują dwaj niezależni administratorzy danych:
- Podatnik – odpowiada za dane wprowadzane i przetwarzane w jego systemach.
- Ministerstwo Finansów / Szef KAS – odpowiada za centralne przetwarzanie danych w KSeF.
Outsourcing RODO jako wsparcie wdrożeniowe
Przekazanie części obowiązków RODO i bezpieczeństwa IT (np. analiza ryzyka, DPIA, zarządzanie uprawnieniami) do wyspecjalizowanego partnera to efektywna forma outsourcingu RODO. Zewnętrzny dostawca może wesprzeć integrację z ERP, wdrożenie polityk bezpieczeństwa i procedur audytowych.
Ryzyka RODO w KSeF i jak im przeciwdziałać
- Nadmierne uprawnienia – konieczna kontrola dostępu i rejestracja operacji.
- Integracyjne zagrożenia IT – ryzyko błędów API, phisingu itp..
- Naruszenie danych – ADO ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.
Podsumowanie RODO w KSeF
W kontekście RODO w KSeF kluczowe jest, aby przedsiębiorcy i instytucje:
zaktualizowali swoje procesy oraz ryzyka i wypełnili swoje obowiązki.
Zaangażowali IOD do wsparcia procesów RODO.
Rozważyli outsourcing RODO jako skuteczną formę wsparcia.
Systematycznie weryfikowali bezpieczeństwo integracji i dostępów.
Odpowiednie przygotowanie już teraz pozwoli uniknąć potencjalnych konsekwencji naruszeń i zapewni pełną zgodność z przepisami ochrony danych w erze cyfrowego obiegu faktur.
