Transformacja środowiska pocztowego i narzędzi pracy dla organizacji o strategicznym znaczeniu
Przedsiębiorstwa realizujące projekty infrastruktury kolejowej działają w środowisku wymagającym sprawnej komunikacji, efektywnej współpracy między zespołami oraz wysokiej dostępności danych. W przypadku naszego klienta, jednej z największych firm specjalizujących się w budowie i modernizacji infrastruktury kolejowej w Polsce, istniejące rozwiązania IT zaczynały ograniczać możliwości dalszego rozwoju organizacji.
Firma zatrudniała około 600 pracowników korzystających z lokalnego środowiska Exchange Server. Łączna wielkość skrzynek pocztowych przekraczała 60 TB. Pracownicy korzystali również z pakietów Microsoft Office w modelu licencji wieczystych (Office 2021–2024), natomiast dostęp do Microsoft Teams posiadało jedynie około 200 użytkowników.
Wyzwanie
Zarząd spółki podjął decyzję o przejściu na nowoczesny model pracy oparty o Microsoft 365. Głównym celem projektu było:
- migracja wszystkich skrzynek pocztowych do Exchange Online,
- zapewnienie dostępu do Microsoft Teams dla wszystkich pracowników,
- unifikacja licencjonowania Microsoft,
- odejście od lokalnego środowiska Exchange Server,
- rezygnacja z licencji pudełkowych Office,
- zwiększenie bezpieczeństwa oraz dostępności usług,
- uproszczenie administracji środowiskiem IT.
Dodatkowym wyzwaniem była konieczność przeprowadzenia migracji bez wpływu na bieżącą działalność biznesową oraz realizowane kontrakty infrastrukturalne.
Analiza i przygotowanie środowiska
Projekt rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy istniejącej infrastruktury. Zweryfikowano konfigurację Active Directory, środowiska Exchange Server, sposób zarządzania kontami użytkowników oraz stan istniejących licencji Microsoft.
Na etapie przygotowawczym wykonano:
- audyt środowiska Microsoft,
- weryfikację stanu katalogów Active Directory,
- analizę konfiguracji Exchange Server,
- przygotowanie planu migracji i harmonogramu działań,
- dobór docelowych licencji Microsoft 365,
- przygotowanie procedur migracyjnych i komunikacji dla użytkowników.
Kluczowym elementem było przygotowanie infrastruktury do pracy w modelu hybrydowym, który umożliwił płynne i bezpieczne przenoszenie danych do chmury.
Realizacja wdrożenia
Uruchomienie środowiska hybrydowego
W pierwszej kolejności przeprowadzono integrację lokalnego środowiska Active Directory z usługą Microsoft Entra ID (Azure Active Directory). Następnie skonfigurowano synchronizację tożsamości użytkowników oraz połączenie lokalnego Exchange Server z Exchange Online.
Dzięki wdrożeniu środowiska hybrydowego użytkownicy mogli korzystać z jednego konta zarówno lokalnie, jak i w usługach Microsoft 365.
Migracja skrzynek pocztowych
Po uruchomieniu konfiguracji hybrydowej rozpoczęto proces migracji danych do Exchange Online. Ze względu na skalę środowiska przekraczającą 60 TB danych migracja została zaplanowana etapowo.
Zespół administratorów klienta, przy wsparciu ekspertów Dimers, sukcesywnie przenosił kolejne grupy użytkowników do Microsoft 365. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu procesu użytkownicy zachowali ciągłość pracy, a operacje migracyjne realizowano poza godzinami największego obciążenia biznesowego.
Cały proces migracji około 600 skrzynek pocztowych został zrealizowany w ciągu trzech tygodni.
Konsolidacja licencji Microsoft
Równolegle przeprowadzono uporządkowanie licencjonowania Microsoft. Dotychczasowe licencje Teams funkcjonujące niezależnie od pakietów Office zostały zastąpione kompleksowym modelem Microsoft 365.
Pozwoliło to na:
- udostępnienie Microsoft Teams wszystkim pracownikom,
- zapewnienie dostępu do aplikacji Office w modelu subskrypcyjnym,
- centralne zarządzanie licencjami,
- eliminację konieczności zakupu kolejnych wersji pakietów pudełkowych.
Przygotowanie do wyłączenia infrastruktury lokalnej
Po zakończeniu migracji rozpoczęto proces wygaszania lokalnego środowiska Exchange. Ograniczono liczbę utrzymywanych serwerów, zmniejszono koszty infrastrukturalne oraz uproszczono proces administracji systemami Microsoft.
Efekty biznesowe
Większa dostępność usług
Ujednolicone środowisko pracy
Ograniczenie kosztów utrzymania
Wyższy poziom bezpieczeństwa
Fundament pod dalszą cyfryzację
Podsumowanie
Projekt migracji 600 użytkowników i ponad 60 TB danych do Microsoft 365 pokazał, że nawet rozbudowane i krytyczne dla biznesu środowiska mogą zostać skutecznie przeniesione do chmury bez zakłócania codziennej pracy organizacji.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu infrastruktury, wdrożeniu środowiska hybrydowego oraz ścisłej współpracy zespołu Dimers z działem IT klienta, spółka realizująca inwestycje kolejowe uzyskała nowoczesne, bezpieczne i skalowalne środowisko pracy gotowe na dalszy rozwój biznesu.
Planujesz migrację Exchange Server do Microsoft 365? Skontaktuj się z ekspertami Dimers i sprawdź, jak bezpiecznie przeprowadzić transformację środowiska IT w Twojej organizacji.
